Assistant administratif immobilier/gestion de copropriétés H/F

Nous recherchons, pour un acteur majeur de l'immobilier commercial, un Assistant administratif / Gestion de copropriété, afin de renforcer son équipe à Rennes.

Au sein de la Direction de l'Ingénierie Immobilière, vous rejoignez l'équipe technique d'un Centre Commercial. Véritable relais administratif et organisationnel du Directeur Technique et Sécurité, vous participez au bon fonctionnement du site, à la gestion de ses prestataires, au suivi budgétaire et à la coordination des différentes opérations techniques. Vous intégrerez une équipe à taille humaine dans un environnement dynamique où la polyvalence, la rigueur et le sens du service sont essentiels.

Vos missions sont les suivantes :

Gestion administrative et copropriété:

• Assurer le secrétariat du syndicat de copropriété.
• Gérer les appels, courriers et demandes des différents interlocuteurs.
• Préparer les assemblées générales : convocations, budgets, ordres du jour, rédaction et diffusion des procès-verbaux.
• Assurer le suivi administratif et la mise à jour des documents de copropriété.
• Participer à l'organisation et au suivi des commissions de sécurité.

Gestion budgétaire et comptable:

• Participer à l'élaboration et au suivi du budget d'exploitation du centre.
• Réaliser les demandes de devis et organiser les consultations prestataires.
• Assurer le suivi des contrats, commandes, réceptions et validations de factures.
• Effectuer le reporting et le suivi des indicateurs financiers.
• Suivre les budgets liés aux travaux de valorisation et de re-commercialisation.

Suivi technique et prestataires:

• Veiller à la bonne exécution des prestations de maintenance, sécurité, nettoyage et accueil.
• Assurer le suivi qualité des entreprises prestataires et des contrats d'exploitation.
• Participer à la rédaction des cahiers des charges et appels d'offres.
• Accompagner le Directeur Technique dans les projets d'amélioration et d'entretien du site.

Assurance et conformité:

• Gérer les déclarations de sinistres et les relations avec les assurances.
• Participer au suivi des obligations réglementaires liées à la sécurité des biens et des personnes.
• Accompagner le déploiement des actions environnementales et RSE du centre commercial.